“אני נקרע בין הבית לעבודה”
“אין לי זמן לעצמי”
“אין לי זמן אפילו לתכנן”
“אני עסוק בכיבוי שריפות”
המשפטים האלה מוכרים לכם?
המשאב שנמצא במחסור אצל כולנו ובפרט אצל בעלי העסקים הוא זמן.
ניהול זמן וניהול עצמינו גם בהקשר הכלכלי הוא האתגר הכי גדול בעסק.
רוצים לדעת על מה הולך כל הזמן שלכם?
התרגיל שאני שולחת את בעלי העסקים שאני מלווה הוא לבצע רישום אחר כל המשימות בעסק ובבית במשך 5 ימים, וכמה זמן לקחה כל משימה (אפשר להיעזר באפליקציה קלילה בשם toggl שמודדת את הזמן של כל משימה).
אין אחד שלא מופתע מהתוצאות.
רק אחרי שמבינים לאן “נעלם” הזמן, אפשר להתחיל לפרק את המשימות שלנו, לטפל בגוזלי הזמן ולמצוא פתרונות פרקטיים.
אחד הלקוחות שלי היה בהלם, כשהוא ראה שהזמן שלו נעלם על שיחות טלפוניות ללקוחות כ 4 שעות מהיום. שיחות אלה כמובן לא תומחרו כלל.
תנסו את התרגיל, מקסימום תופתעו 😊
כדי להתחיל וללמוד לנהל את הזמן שלנו, אני רוצה להכיר לכם את משל האבנים הגדולות.
מרצה מבוגר ובכיר בבית ספר למנהל בארה”ב הגיע כדי להרצות בנושא “תכנון זמן יעיל” בפני מנהלים בכירים בחברות גדולות. התחיל את ההרצאה בכך שהודיע: “אנחנו עומדים לערוך ניסוי”.
הוציא מיכל זכוכית גדול והניח לפניו, לאחר מכן הוציא כתריסר אבנים, כל אחת בגודל של כדור טניס, והניח אותן אחת אחת בתוך המיכל.
כשהמיכל התמלא ולא היה אפשר להוסיף עוד אבן אחת, המרצה שאל: “האם המיכל מלא?” כולם השיב “כן”.
שאל שוב: “האומנם?” והוציא כלי מלא אבני חצץ.
שפך את החצץ מעל האבנים וניער מעט את המיכל. אבני החצץ הסתננו בין האבנים הגדולות, עד שירדו לתחתית המיכל ומילאו אותו. שוב המרצה שאל את הקהל: “האם המיכל מלא?”
אחד מהמנהלים ענה: “נראה שלא”.
“נכון!” ענה המרצה, הפעם הוציא סיר מלא חול ושפך את החול אל תוך המיכל. החול מילא את החלל בין האבנים הגדולות לבין החצץ. שוב שאל המרצה: “האם המיכל מלא?”
הפעם, ללא היסוס, השיבו: “לא!”
“נכון!” ענה להם המרצה ולקח את כד מים ומילא בהם את המיכל עד לשפתו.
המרצה שאל: “איזו אמת גדולה אנחנו יכולים ללמוד מהניסוי הזה?”
ענה אחד המנהלים: “אנחנו לומדים שככל שנראה לנו שהיומן שלנו גדוש ומלא התחייבויות, אם נתאמץ באמת, תמיד אפשר להוסיף עוד משימות ומטלות”.
“לא” ענה המרצה. “האמת הגדולה שמוכיח לנו הניסוי היא שאם לא מכניסים למיכל קודם את האבנים הגדולות, לעולם לא נוכל להכניס אותן אחר כך”.
המרצה הרחיב ושאל: “מהן האבנים הגדולות בחיים שלכם? בריאות? המשפחה? חברים? הגשמת חלומות? לעשות מה שאתם באמת אוהבים? להילחם למען מטרה נעלה? להינפש? לקחת זמן לעצמכם?”
יש מספר מוסרי השכל מהסיפור:
- אם לא מכניסים למיכל קודם את האבנים הגדולות, לא נוכל להכניס אותן אחר כך.
- כל המרכיבים במיכל חשובים בשביל יצירת האיזון בחיים שלנו.
- מה שנכנס למיכל זאת בחירה שלנו, ולא דברים שאחרים רצו ולחצו שנכניס.
- המרכיבים לא קופצים למיכל אלא יש כאן פעולה של בחירה וזו האחריות שלנו!
האם אתם יודעים מה הם האבנים הגדולות אצלכם בעסק ובבית?
האם אתם מכניסים לחיים (לו”ז) שלכם קודם את האבנים הגדולות?
אני מאד יעילה ותקתנית.
שונאת לבזבז זמן ועוברת ממשימה למשימה, אלה יכולות שמגיעות עם התואר אמא ל 4 ילדים 😊.
אבל עם הזמן הבנתי שזה לא מספיק להיות תקתקנית לניהול זמן יעיל.
הבנתי שחשוב גם על מה אני שמה את המשאבים שלי ומה התיעדופים שלי בחיים (האבנים הגדולות בחיי מהפוסט הקודם, מצרפת קישור בתגובה הראשונה).
אז מאיפה מתחילים?
- בניית חזון- כל תהליך ליווי שלי מתחיל בחזון. בשאלה איך אני רואה את החיים שלי בעוד מספר שנים בכל הפלחים בחיים שלי: בעסקי, בכלכלי, במשפחתי בבריאותי, בפיסי, באישי. ככה אני בעצם מדייקת לי את האבנים הגדולות בחיי.
- תכנית עבודה לשנה- אחרי בניית החזון, אני רוצה להסתכל על טווח קצר יותר, שנה מהיום- מה הדברים שהייתי רוצה להשיג: ידע חדש, אתר בעסק, קשרים חדשים, פיתוח מוצר חדש וכד’.
- תכנית פעולה- אחרי שריכזתי את הדברים אותם אני רוצה להשיג השנה, אני מתחילה לפרק כל נושא לתכנית פעולה ולתתי משימות. חשוב שכל המשימות תהיינה מפורטות, מדידות ועם תאריך יעד.
- בניית גאנט- אחרי שפירקתי את המטרות שלי לתכנית פעולה ולמשימות לביצוע אני מכניסה את הכל ללוח גאנט. בכל שבוע ואפילו בכל יום אני בונה לו”ז להתקדמות.
כך שבעצם יצאנו מהחזון הגדול בעוד שלוש שנים למשימות שבועיות ויומיומיות בלוח גאנט שלנו.
לסיום נושא ניהול הזמן, רוצה להכיר לכם 10 טיפים (חוקים) חשובים בניהול זמן:
- חוק הפוקוס- לנצל את שעות הערנות המרבית כדי לטפל במשימות החשובות ביותר הדורשות פוקוס, ריכוז ומחשבה.
- חוק הריכוז- לרכז יחד משימות דומות, כדי לטפל בהן במשותף, בבת אחת, לדוגמא: אם מתכוון לצאת למכולת אז לחבר לו גם את הדואר והסופר.
- חוק האפקטיביות- להפריד בין משימות “חשוב” לבין “דחוף”. לטפל במה שחשוב, לא רק במה שדחוף . לא רק לכבות להיות עסוקים בכיבוי שריפות.
- חוק היתרון היחסי- ללמוד את היתרונות היחסיים של כל עובד / איש משפחה, לכל אחד יש יתרון יחסי על אחרים בטיפול בתחום מסוים ולהאציל סמכויות בהתאם (גם עם ילדים).
- חוק התגובה המיידית- ישנם משימות בהן הטיפול המיידי והחד פעמי בכל נושא חוסך בסופו של דבר זמן. השיטה של דחיית הטיפול גורמת לבזבוז .
- חוק הרפיון- לנצל ביעילות זמני ביניים ושעות “מתות” לביצוע מטלות פשוטות, טכניות ומונוטוניות, כמו קיפול כביסה, להוציא קבלות / חשבוניות מס.
- חוק הפריון- לנצל את השעות הערניות לביצוע מטלות הדורשות מחשבה ודיוק.
- חוק התכנון- להקדיש זמן בתחילת כל שבוע ובסוף יום לסיכום המטלות שבוצעו ותכנון המטלות שנשארו
לשבוע הקרוב/מחר. - חוק החריגים- להשאיר זמן בלוז כדי לטפל בבעיות חריגות ובתחומים לא שגרתיים.
- חוק המנוחה- לתכנן מנוחה, חופשות לצורך “מילוי מצברים”, הפסקות ביניים יומיות/חודשיות/ שנתיות, אחרת לעולם לא מגיעים אליהן – לזכור שלכל אדם דרוש איזון.
מזמנים להצטרף לקבוצת ואטצאפ שקטה ״עסקים מרוויחים 🎯״ בו אני מעלה תובנות וטיפים שוטפים
מוזמנים להעמיק עכשיו בתמחור